Quyết toán thuế xong vẫn bị kiểm tra lại: 5 năm bạn cần giữ gì

Nộp quyết toán xong chưa phải là xong. Hồ sơ của bạn còn sống thêm nhiều năm.

Hộp đen của doanh nghiệp

Mỗi chiếc máy bay đều có một hộp đen. Không ai mở nó khi chuyến bay hạ cánh an toàn.

Nó chỉ được mở khi có chuyện.

Và lúc đó, không ai quan tâm phi công nhớ gì. Người ta chỉ quan tâm hộp đen ghi gì.

Hồ sơ kế toán, thuế của bạn chính là hộp đen của doanh nghiệp. Tôi là người sáng lập Kaizen Accounting, và câu tôi nghe nhiều nhất trong các buổi làm việc với đoàn kiểm tra là: "Chị ơi, năm đó em quyết toán rồi mà."

Đúng. Bạn đã nộp quyết toán. Giống như phi công đã hạ cánh. Nhưng giờ người ta muốn mở hộp đen.

"Quyết toán rồi" không có nghĩa là "đã được kiểm tra"

Đây là ngộ nhận phổ biến nhất, và cũng nguy hiểm nhất.

Nộp tờ khai quyết toán là bạn tự khai: "Năm nay tôi có bấy nhiêu thu nhập, nộp bấy nhiêu thuế." Cơ quan thuế nhận tờ khai. Nhận chứ chưa kiểm.

Một năm chỉ thật sự "được xem" khi cơ quan thuế kiểm tra nó. Còn lại, nó vẫn nằm đó, chờ.

Và vì cơ quan thuế đọc dữ liệu nhiều năm cùng lúc, một cuộc kiểm tra hiếm khi chỉ nhìn một năm. Nó thường mở ra cả những năm bạn đã quên.

Vì sao là 5 năm?

Vì nhiều mốc quan trọng nhất đều nằm trong khoảng này:

• Bạn có 5 năm để tự khai bổ sung kể từ hạn nộp hồ sơ của kỳ có sai sót, nếu làm trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra.
• Hồ sơ đã được hoàn thuế trước có thể bị kiểm tra sau, trong vòng 5 năm kể từ ngày có quyết định hoàn thuế.
• Lỗ được chuyển tối đa 5 năm. Những năm lỗ đang được "trừ dần" vào thu nhập hiện tại luôn có thể bị hỏi lại, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thuế năm nay.

Nói cách khác: 5 năm là khoảng thời gian hồ sơ của bạn còn "nóng". Còn theo Luật Kế toán, chứng từ dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải được lưu tối thiểu 10 năm. Giữ 10 năm, nhưng phải tìm được ngay trong 5 năm đầu.

Giữ gì? Danh sách theo từng câu hỏi sẽ được hỏi

Tôi không muốn đưa bạn một danh sách dài 50 loại giấy tờ. Tôi muốn đưa bạn sáu câu hỏi mà đoàn kiểm tra chắc chắn sẽ hỏi. Giữ đủ giấy tờ để trả lời sáu câu này là đủ.

Câu 1: "Doanh thu này có đủ không?"

Hợp đồng bán hàng, hóa đơn đầu ra, biên bản nghiệm thu, đối chiếu công nợ với khách hàng, sao kê tiền về.

Câu 2: "Chi phí này có thật không?"

Hợp đồng mua, hóa đơn đầu vào, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Đây là bộ hồ sơ "ba dòng chảy" cho mỗi giao dịch lớn.

Câu 3: "Tiền đi đâu, về đâu?"

Sao kê ngân hàng của tất cả tài khoản, sổ quỹ, biên bản kiểm kê quỹ cuối năm.

Câu 4: "Lương trả cho ai, bao nhiêu?"

Hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, bảng lương có ký nhận, chứng từ chi lương, hồ sơ bảo hiểm xã hội.

Câu 5: "Hàng tồn kho có khớp không?"

Biên bản kiểm kê, thẻ kho, định mức hao hụt, biên bản xử lý hàng hỏng.

Câu 6: "Giao dịch với người nhà có theo giá thị trường không?"

Với doanh nghiệp có giao dịch liên kết: hồ sơ xác định giá, hợp đồng, tài liệu chứng minh dịch vụ nội bộ là có thật.

Bạn để ý không? Không có câu nào hỏi "tờ khai đâu". Tờ khai thì cơ quan thuế có rồi. Họ hỏi những thứ nằm phía sau tờ khai.

Cái bẫy của "kế toán cũ giữ"

Đây là nơi hộp đen hay bị mất nhất.

Năm năm là đủ dài để công ty đổi hai đời kế toán, một lần đổi phần mềm, một lần chuyển văn phòng. Mỗi lần đổi là một lần hồ sơ có thể rơi rớt.

Và đến khi đoàn kiểm tra hỏi về năm thứ ba trước đó, câu trả lời thường là: "Dạ, cái đó kế toán cũ giữ."

Kế toán cũ giữ. Nhưng doanh nghiệp chịu trách nhiệm. Cơ quan thuế không có số điện thoại của kế toán cũ. Họ có mã số thuế của bạn.

Lưu trữ đúng cách: ba nguyên tắc

• Lưu theo giao dịch, không theo loại giấy. Một giao dịch lớn là một bộ: hợp đồng, hóa đơn, giao nhận, thanh toán. Khi được hỏi, bạn mở đúng một bộ, không phải lục bốn tủ.
• Lưu ở nơi doanh nghiệp nắm quyền. Không phải máy tính cá nhân của kế toán, không phải email riêng của ai.
• Kiểm tra định kỳ. Mỗi năm một lần, chọn ngẫu nhiên mười giao dịch của ba năm trước, xem có tìm đủ hồ sơ trong 30 phút không.

Gói Bảo vệ số liệu khi quyết toán của Kaizen được thiết kế cho đúng lúc hộp đen được mở: chúng tôi dựng lại hồ sơ các năm, chuẩn bị giải trình và đại diện làm việc với cơ quan thuế.

Việc bạn làm được ngay hôm nay

Chọn một giao dịch mua hàng lớn nhất của ba năm trước. Đưa cho kế toán và bấm đồng hồ.

Tìm đủ hợp đồng, hóa đơn, giao nhận, thanh toán trong 30 phút? Hộp đen của bạn ổn.

Không tìm được, hoặc phải gọi cho kế toán cũ? Đó là lúc nên rà soát cùng Kaizen, trước khi người khác mở hộp đen giùm bạn.