Tồn quỹ tiền mặt ảo: quả bom hẹn giờ khi quyết toán thuế

Sổ ghi két còn 3 tỷ. Mở két ra, không có nổi 30 triệu.

Cái két

Tôi kể bạn nghe một buổi chiều mà tôi nhớ mãi.

Phòng họp nhỏ. Một giám đốc, một kế toán, một thủ quỹ, và tôi.

Trên bàn là bảng cân đối kế toán. Dòng tiền mặt tại quỹ: 3,2 tỷ đồng.

Giám đốc rất bình thản. "Số đó kế toán cũ để lại, chị cứ để vậy. Năm nào cũng thế, có ai hỏi đâu."

Tôi đề nghị một việc rất đơn giản: đếm két.

Thủ quỹ mở két. Đếm. Đếm lại lần nữa. Ngẩng lên.

150 triệu.

Cả phòng im lặng chừng mười giây. Mười giây dài nhất trong năm của vị giám đốc đó.

Rồi anh hỏi câu mà ai cũng hỏi: "Vậy 3 tỷ kia đi đâu?"

Không ai lấy cả

Tôi biết anh đang nghĩ gì. Thủ quỹ? Kế toán cũ? Có ai đó ăn cắp?

Câu trả lời làm anh còn hoang mang hơn: không ai lấy cả.

Vì số tiền đó chưa bao giờ nằm trong két.

Nó là tiền ma. Sinh ra từ những việc nhỏ đến mức không ai nhớ. Và chúng tôi bắt đầu lần ngược từng con ma một.

Con ma thứ nhất: học phí trường quốc tế của con giám đốc, năm nào cũng rút từ két công ty. Không ai ghi là giám đốc mượn. Tiền ra khỏi két. Nhưng chưa bao giờ ra khỏi sổ.

Con ma thứ hai: hàng mua ngoài chợ, trả tiền mặt, không có hóa đơn. Tiền đã chi thật. Nhưng kế toán không có gì để ghi. Nên trên sổ, tiền vẫn còn nguyên.

Con ma thứ ba: một số khách hàng chuyển khoản vào tài khoản của vợ giám đốc "cho tiện". Sổ sách ghi là đã thu tiền mặt. Két thì chưa từng thấy đồng nào.

Con ma thứ tư, to nhất: vốn góp. Trên giấy, các thành viên đã góp đủ bằng tiền mặt. Ngoài đời, mới góp được một nửa.

Mỗi năm vài trăm triệu. Không ai có ý xấu. Chỉ là tiện tay. Nhưng tiện tay lặp lại mười năm thì thành một con số mà không ai giải thích nổi.

Bạn không có 3 tỷ. Bạn có 3 tỷ câu hỏi.

Đây là chỗ tôi muốn bạn đổi cách nhìn.

Bạn nghĩ tồn quỹ cao là "công ty nhiều tiền". Người ngoài nhìn vào thì thấy khác. Họ thấy một danh sách câu hỏi.

Cán bộ thuế sẽ hỏi: "Vốn góp đủ chưa?" Nếu chưa đủ mà công ty vẫn đi vay trả lãi, phần lãi vay tương ứng với vốn còn thiếu không được tính là chi phí. Lợi nhuận tăng lên. Thuế tăng theo.

Họ sẽ hỏi: "Khoản chi này trả bằng gì?" Mua từ 5 triệu trở lên mà trả tiền mặt thì không được tính chi phí, và mất luôn phần thuế GTGT được khấu trừ.

Họ sẽ hỏi: "Sổ sách này có đáng tin không?" Sổ không trung thực mà giải trình không được, cơ quan thuế có quyền tự tính thuế cho bạn. Và họ không tính nhẹ tay.

Rồi câu hỏi nặng nhất: "Doanh thu có đi vòng qua tài khoản cá nhân không?" Nếu có, chuyện không còn là sai sót. Nó có thể bị xem là giấu doanh thu.

Và còn một câu mà cán bộ thuế nào cũng hỏi, nghe rất đời thường: "Công ty có 3 tỷ tiền mặt trong két, sao vẫn phải đi vay ngân hàng trả lãi?"

Bạn trả lời câu đó thế nào?

Người hỏi đầu tiên lại không phải cơ quan thuế

Đây là nút thắt mà vị giám đốc kia không ngờ tới.

Ba tháng sau buổi đếm két, công ty anh có một nhà đầu tư muốn rót vốn. Đội thẩm định của họ mở bảng cân đối kế toán. Thấy dòng tiền mặt. Và đề nghị... đếm két.

Nếu hôm đó là lần đầu tiên két được đếm, tôi không chắc thương vụ còn giữ được.

Tồn quỹ ảo là vậy. Nó không nổ khi bạn đặt nó vào. Nó nổ khi có người khác đếm. Có thể là cơ quan thuế. Có thể là nhà đầu tư. Có thể là ngân hàng. Có thể là người mua lại công ty của bạn.

"Làm vài phiếu chi cho hết là xong mà chị"

Sau buổi đếm két, kế toán của công ty đưa ra một gợi ý mà tôi nghe ở rất nhiều nơi:

"Đơn giản thôi chị. Làm thêm ít phiếu chi, kiếm vài hóa đơn tiếp khách, mua hàng. Tiêu hết số dư là sổ đẹp."

Nghe gọn gàng. Nhanh. Rẻ.

Và sai hoàn toàn.

Dùng chứng từ không đúng với giao dịch thật là hành vi trốn thuế. Phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn.

Nói cách khác: bạn đang có một vấn đề về sổ sách. Phiếu chi khống biến nó thành một vấn đề về pháp lý.

Giống như trần nhà bị dột, và bạn xử lý bằng cách sơn đè lên vết ố. Trần nhà trông đẹp hơn hẳn. Cho đến mùa mưa tới.

Còn một cái bẫy nữa ít ai biết: kể cả khi khoản chi là thật, nếu trước đó đã ghi vào chi phí mà lúc trả lại trả bằng tiền mặt từ 5 triệu trở lên, bạn phải tự điều chỉnh giảm chi phí. Kể cả khi đang có đoàn kiểm tra. Tức là càng "giải thích" tồn quỹ bằng phiếu chi tiền mặt, bạn càng đào thêm hố.

Tháo ngòi, đúng thứ tự

Vậy làm gì? Câu trả lời không hấp dẫn bằng phiếu chi khống. Nhưng nó an toàn.

Một: đếm thật. Thủ quỹ, kế toán, người có thẩm quyền cùng đếm, ký biên bản, ghi rõ chênh lệch bao nhiêu. Đây là điểm xuất phát duy nhất đáng tin.

Hai: lần ngược từng năm. So sổ quỹ với sao kê ngân hàng, công nợ khách hàng, hồ sơ góp vốn. Mục tiêu là tìm con ma, không phải xóa dấu vết của nó.

Ba: gọi đúng tên từng con ma. Tiền giám đốc rút thì ghi là giám đốc nợ công ty, kèm thỏa thuận trả lại. Khách chưa trả thì ghi là công nợ. Vốn chưa góp thì ghi đúng số thực góp. Chi không có hóa đơn thì không được tính vào chi phí.

Bốn: tự sửa trước khi bị hỏi. Tính lại ảnh hưởng thuế từng năm, khai bổ sung nếu cần. Luật cho bạn 5 năm để tự sửa, với điều kiện làm trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra. Sau thời điểm đó, cánh cửa này đóng lại.

Năm: khóa van. Đếm két định kỳ. Đặt hạn mức tiền mặt. Chi từ 5 triệu là chuyển khoản. Tiền nhà là tiền nhà, tiền công ty là tiền công ty.

Vị giám đốc kia mất gần hai tháng để làm hết năm bước. Khoảng 2 tỷ là tiền anh rút ra trong ba năm. Phần còn lại là chi không có hóa đơn.

Khó chịu không? Có. Nhưng là cái khó chịu có điểm dừng.

Buổi cuối cùng, anh nói một câu mà tôi nhớ đến giờ: "Lần đầu tiên tôi biết công ty mình thật sự có bao nhiêu tiền."

Câu hỏi cho tối nay

Tôi không hỏi bạn "tồn quỹ có khớp không". Bạn chưa đếm thì chưa biết.

Tôi hỏi câu này: lần cuối cùng ai đó trong công ty bạn đếm két, từng tờ một, và ký vào biên bản, là khi nào?

Phải nghĩ quá năm giây? Thì con số trên sổ của bạn rất có thể đang kể một câu chuyện khác với cái két.

Đội ngũ sáng lập Kaizen Accounting đã ngồi ở cả hai phía: phía làm sổ, và phía soát sổ. Chúng tôi biết một con số tiền mặt bất thường sẽ được người ngoài đọc như thế nào. Buổi Tax Health Check được làm ra để bạn đọc nó trước họ.

Việc bạn làm được ngay tối nay

Mở bảng cân đối kế toán gần nhất. Tìm dòng tiền mặt. Ghi lại con số.

Rồi nhờ thủ quỹ đếm két.

Khớp, hoặc chênh không đáng kể? Chúc mừng, bạn thuộc số ít.

Chênh vài trăm triệu, vài tỷ? Đừng hoảng. Và tuyệt đối đừng "xử lý nhanh". Một buổi rà soát tồn quỹ cùng Kaizen giúp bạn tháo ngòi đúng thứ tự, trước khi có người khác đếm hộ bạn.