Mua bán với hộ kinh doanh sau khi bỏ thuế khoán: rủi ro hóa đơn mới

Nhà cung cấp quen của bạn vừa đổi cách tính thuế. Hóa đơn của bạn thì sao?

Ba ngày làm thay đổi cả chợ đầu mối

Nếu bạn mua hàng của hộ kinh doanh, có ba ngày trong năm 2026 bạn nên khoanh đỏ.

Ngày 01/01/2026. Thuế khoán chấm dứt. Hàng triệu hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai. Lệ phí môn bài cũng bị bỏ cùng ngày.

Ngày 05/3/2026. Nghị định 68/2026/NĐ-CP có hiệu lực. Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải dùng hóa đơn điện tử, có mã của cơ quan thuế hoặc khởi tạo từ máy tính tiền.

Ngày 01/7/2026. Quy định mới về hóa đơn điện tử có hiệu lực, kèm cơ chế ngừng sử dụng hóa đơn với người nộp thuế rủi ro cao.

Ba ngày. Ba lớp thay đổi. Và người bán rau, bán vật liệu, cho thuê xe quen thuộc của bạn có lẽ vẫn đang... làm y như năm ngoái.

"Anh Ba vẫn bán như cũ mà"

Anh Ba cung cấp vật liệu xây dựng cho một công ty thi công ở Thủ Đức đã sáu năm. Năm nào cũng vậy: giao hàng, nhận tiền, cuối tháng ra cơ quan thuế "xin hóa đơn lẻ".

Tháng Tư năm nay, kế toán công ty hỏi xin hóa đơn như mọi tháng. Anh Ba gãi đầu:

"Năm nay khác rồi em. Anh đang làm thủ tục, chắc tháng sau."

Tháng sau. Rồi tháng sau nữa.

Đến cuối quý, công ty có ba tháng mua hàng của anh Ba, khoảng 900 triệu, mà không có một tờ hóa đơn nào.

Đây là chỗ nhiều doanh nghiệp giật mình: nhà cung cấp đổi cách nộp thuế, người lo lại là bạn.

Không có hóa đơn hợp lệ, khoản 900 triệu đó không được tính vào chi phí khi quyết toán. Lợi nhuận trên giấy tăng lên 900 triệu. Thuế tăng theo.

Anh Ba không làm gì sai cả. Anh chỉ chậm. Còn cái giá của sự chậm đó, bạn trả.

Hai nhóm hộ kinh doanh, hai loại rủi ro

Giờ khi mua của hộ kinh doanh, bạn cần biết họ thuộc nhóm nào. Vì mỗi nhóm có một kiểu rủi ro khác nhau.

Nhóm thứ nhất: hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm. Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử. Rủi ro ở đây là chậm chuyển đổi, như anh Ba. Họ chưa kịp làm thủ tục, chưa có phần mềm, chưa quen máy tính tiền. Hàng vẫn giao, hóa đơn thì chưa.

Nhóm thứ hai: hộ nhỏ, doanh thu dưới ngưỡng. Không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử. Rủi ro ở đây là không có hóa đơn ngay từ đầu. Với một số trường hợp như mua nông sản, hải sản trực tiếp từ người sản xuất, pháp luật thuế cho lập bảng kê thay hóa đơn. Còn lại, không có hóa đơn là không có chi phí.

Và có một nhóm thứ ba mà tôi muốn bạn đặc biệt để ý.

Nhóm thứ ba: "hôm qua chưa từng xuất, hôm nay xuất cả tỷ"

Một hộ kinh doanh năm ngoái còn nộp khoán vài triệu một tháng. Năm nay bỗng xuất hóa đơn điện tử hàng tỷ đồng, cho rất nhiều công ty khác nhau.

Có thể họ làm ăn phát đạt thật.

Cũng có thể không.

Hệ thống quản lý rủi ro của cơ quan thuế đọc hóa đơn mỗi ngày. Một mã số thuế mới bắt đầu xuất hóa đơn, tăng đột biến, bán ra nhiều hơn hẳn những gì có thể mua vào, là đúng kiểu dữ liệu sẽ sáng đèn trên màn hình. Nếu hộ đó bị đánh giá rủi ro cao và bị ngừng sử dụng hóa đơn, những tờ hóa đơn họ đã xuất cho bạn sẽ bị soi theo.

Lúc đó, câu hỏi dành cho bạn rất đơn giản: giao dịch này có thật không, và bạn chứng minh bằng gì?

Bốn việc nên làm trong quý này

• Lập danh sách nhà cung cấp là hộ kinh doanh. Ghi rõ: họ đã có hóa đơn điện tử chưa, doanh thu ước tính thuộc nhóm nào.
• Hỏi thẳng, hỏi sớm. Trước khi đặt hàng tháng tới, hỏi nhà cung cấp: "Anh chị xuất hóa đơn điện tử từ tháng mấy?" Đừng đợi đến cuối quý mới hỏi.
• Trả tiền qua tài khoản. Từ 5 triệu đồng trở lên, chuyển khoản là bắt buộc để được tính chi phí. Hộ kinh doanh cũng đã phải đăng ký tài khoản kinh doanh với cơ quan thuế.
• Giữ hồ sơ ba dòng chảy cho các giao dịch lớn. Giấy tờ, hàng hóa, tiền. Đặc biệt với những nhà cung cấp "mới nổi".

Trong một buổi Tax Health Check, Kaizen rà toàn bộ danh sách nhà cung cấp, tách riêng nhóm hộ kinh doanh, và chỉ ra những khoản chi nào đang có nguy cơ không được tính vào chi phí năm nay. Để bạn sửa trong quý, chứ không phải phát hiện khi quyết toán.

Câu hỏi cuối

Tôi hỏi bạn một câu mà kế toán công ty thi công kia lẽ ra nên hỏi từ tháng Một:

Trong năm 2026, bạn đã mua bao nhiêu tiền hàng của hộ kinh doanh, và bao nhiêu phần trong số đó đã có hóa đơn?

Nếu bạn không biết con số thứ hai, thì con số đó có lẽ không đẹp như bạn nghĩ.