Kế toán nghỉ việc đột ngột: 72 giờ đầu chủ DN phải làm gì

Kế toán nghỉ không đáng sợ. Đáng sợ là những gì họ để lại trong sổ.

10 giờ tối thứ Sáu

Tôi kể bạn nghe một cuộc gọi mà tôi vẫn nhớ, vì nó dạy tôi nhiều hơn mọi giáo trình.

10 giờ tối thứ Sáu. Chị Hằng, chủ một xưởng may ở Tân Bình, gọi cho tôi. Giọng vừa giận vừa hoảng.

"Chị ơi, kế toán bên em nhắn tin nghỉ việc. Từ thứ Hai không đi làm nữa. Không bàn giao gì cả."

Tôi hỏi câu đầu tiên: "Chữ ký số đang ở đâu?"

Im lặng.

"Em... không biết. Chắc trong túi bạn ấy."

Tôi hỏi câu thứ hai: "Mật khẩu tài khoản thuế điện tử ai giữ?"

Im lặng lâu hơn.

Tôi hỏi câu thứ ba: "Hôm nay là ngày bao nhiêu?"

"Ngày 16 ạ."

Tôi nói: "Vậy chị còn bốn ngày nữa là đến hạn nộp tờ khai tháng."

Lần này thì chị không im lặng nữa. Chị thở dài một tiếng rất dài.

Kế toán không mang theo gì cả. Đó mới là vấn đề.

Chị Hằng lo bạn kế toán mang theo hồ sơ, chứng từ.

Không. Bạn ấy không mang theo gì cả. Hồ sơ vẫn nằm trong tủ. Phần mềm vẫn trên máy.

Thứ bạn ấy mang theo là thứ không ai nhìn thấy: mọi thứ trong đầu.

Khoản nào đã khai, khoản nào chưa. Hóa đơn nào đang chờ điều chỉnh. Nhà cung cấp nào hay xuất hóa đơn trễ. Công nợ nào là thật, công nợ nào "để đó tính sau".

Năm năm làm việc, không một dòng ghi chú bàn giao.

Tôi hay ví thế này: thuê kế toán mà không có quy trình, giống như gửi chìa khóa nhà cho một người, rồi không bao giờ làm chìa dự phòng. Ngày người đó đi, bạn đứng ngoài cửa nhà mình.

72 giờ. Đây là những gì chúng tôi đã làm.

Tôi không viết phần này như một danh sách. Tôi kể lại đúng thứ tự mà chúng tôi đã làm với chị Hằng. Vì thứ tự quan trọng hơn bạn nghĩ.

Giờ thứ 0 đến 2: khóa cửa trước, đếm đồ sau

Việc đầu tiên không phải đăng tin tuyển dụng. Mà là thu hồi quyền truy cập.

Đổi mật khẩu tài khoản thuế điện tử. Đổi mật khẩu email nhận thông báo thuế. Đổi mật khẩu phần mềm kế toán, ngân hàng điện tử. Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để biết cách xử lý thiết bị đang không nằm trong tay công ty.

Chị Hằng hỏi: "Em có nghi ngờ gì bạn ấy đâu chị."

Tôi trả lời: "Mình không đổi khóa vì nghi ngờ ai. Mình đổi khóa vì nhà mình phải là của mình."

Giờ thứ 2 đến 24: biết mình đang đứng ở đâu

Chúng tôi lập một bảng chỉ có ba cột: cái gì sắp đến hạn, cái gì đã nộp, cái gì không ai biết.

Cột thứ ba dài nhất.

Hai tờ khai tháng trước đã nộp nhưng chưa nộp tiền thuế. Một hóa đơn đầu ra bị sai thông tin, đang chờ điều chỉnh từ ba tuần. Một thông báo của cơ quan thuế trong email, chưa ai mở.

Đây là lúc tôi phải nói thật với chị Hằng: kế toán nghỉ không tạo ra những vấn đề này. Kế toán nghỉ chỉ làm chúng lộ ra.

Giờ thứ 24 đến 48: dập lửa theo thứ tự hạn

Không làm hết mọi thứ. Làm cái gần hạn nhất trước.

Tờ khai tháng: chuẩn bị số liệu để nộp đúng hạn ngày 20. Thông báo của cơ quan thuế: đọc, ghi hạn trả lời. Tiền thuế còn nợ: nộp ngay để tiền chậm nộp dừng chạy.

Bạn có để ý không? Không có bước nào là "đợi tuyển được người".

Giờ thứ 48 đến 72: làm chìa khóa dự phòng

Đến đây mới là lúc nói chuyện dài hạn.

Chúng tôi dựng cho chị Hằng một bộ bàn giao mà bất kỳ người kế toán nào sau này cũng phải cập nhật hằng tháng. Danh mục tài khoản, mật khẩu do chủ doanh nghiệp giữ. Lịch hạn nộp cả năm. Danh sách việc đang dở dang. Nơi lưu từng loại chứng từ.

Và một nguyên tắc: chủ doanh nghiệp giữ chìa khóa. Kế toán được mượn chìa khóa.

Câu hỏi mà chị Hằng hỏi tôi cuối cùng

Sau 72 giờ, mọi thứ ổn định. Chị Hằng hỏi:

"Giờ em tuyển kế toán mới thế nào để chuyện này không lặp lại?"

Tôi trả lời một câu mà chị bảo đến giờ vẫn nhớ:

"Chị đừng tìm một kế toán không bao giờ nghỉ việc. Người đó không tồn tại. Chị hãy xây một hệ thống mà ai nghỉ cũng không sao."

Người giỏi thì sẽ đi. Họ đi lấy chồng, đi du học, đi làm chỗ lương cao hơn. Đó là chuyện bình thường của cuộc sống. Chuyện không bình thường là công ty của bạn đứng hình mỗi lần họ đi.

Bạn có đang ở vị trí của chị Hằng tám tháng trước không?

Thử trả lời ba câu, trong 30 giây:

• Chữ ký số của công ty đang nằm ở đâu, ngay lúc này?
• Nếu kế toán nghỉ ngày mai, bạn có tự đăng nhập được vào tài khoản thuế điện tử không?
• Email nhận thông báo của cơ quan thuế là email nào, và bạn có đọc được không?

Ba câu "biết", bạn đang an toàn. Một câu "không biết", bạn đang đứng ngoài cửa nhà mình. Chỉ là chưa ai khóa cửa thôi.

Đây là lý do Kaizen làm ghi sổ theo cách khác

Với dịch vụ ghi sổ kế toán của Kaizen, sổ sách của bạn không nằm trong đầu một người. Nó nằm trong một quy trình: kiểm tra nhiều lớp trước khi nộp, lịch hạn rõ ràng, tài khoản do chính doanh nghiệp nắm quyền. Một người trong đội nghỉ, người khác tiếp tục ngay hôm sau.

Bạn không thuê một kế toán. Bạn thuê một hệ thống không bao giờ nghỉ việc đột ngột.

Việc bạn làm được ngay hôm nay

Mất 15 phút. Ngồi cùng kế toán, liệt kê mọi tài khoản và quyền truy cập liên quan đến thuế, kế toán, ngân hàng. Ghi rõ ai giữ cái gì.

Rồi tự hỏi: nếu người này nghỉ tối nay, sáng mai tôi có tự mở được cánh cửa nào không?

Nếu câu trả lời làm bạn chột dạ, hãy nói chuyện với Kaizen trước khi có một cuộc gọi lúc 10 giờ tối thứ Sáu.