Bị cơ quan thuế ấn định thuế: vì sao xảy ra và cách giảm thiệt hại

Không giải trình được, cơ quan thuế sẽ tự tính giúp bạn. Và họ không tính nhẹ tay.

Hóa đơn tiền điện của nhà hàng xóm

Tưởng tượng thế này.

Công tơ điện nhà bạn hỏng. Công ty điện lực đến hỏi bạn dùng bao nhiêu số. Bạn không trả lời. Họ hỏi lại. Bạn hẹn tuần sau.

Cuối cùng họ tự tính. Họ lấy mức dùng của căn nhà to nhất trong khu, nhân lên. Và gửi hóa đơn.

Bạn có thấy bất công không? Có. Bạn có cãi được không? Rất khó. Vì người duy nhất có thể đưa ra con số thật, là bạn, đã không đưa.

Tôi là người sáng lập Kaizen Accounting. Ấn định thuế vận hành gần giống y như vậy. Và hôm nay tôi muốn giải thích vì sao nó xảy ra, vì hiểu được vì sao thì bạn sẽ biết cách để nó không xảy ra.

Vì sao 1: Vì bạn im lặng

Đây là lý do phổ biến nhất. Và cũng dễ tránh nhất.

Cơ quan thuế gửi thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung tài liệu. Không ai trả lời. Hoặc trả lời cho có. Hoặc gửi một phần, phần còn lại "để bổ sung sau".

Luật nói rất rõ: nếu giải trình không thỏa đáng, cơ quan thuế có thể ấn định thuế, hoặc chuyển sang kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp.

Bạn nghĩ im lặng là an toàn, vì "không nói thì không sai"? Trong chuyện thuế thì ngược lại. Im lặng không phải là không nói gì. Im lặng là để người khác nói thay bạn.

Vì sao 2: Vì sổ sách không đáng tin

Có những doanh nghiệp trả lời rất đầy đủ. Vẫn bị ấn định.

Vì con số họ đưa ra không đứng vững. Tồn kho trên sổ lệch thực tế. Tiền mặt trên sổ không có trong két. Chi phí có hóa đơn nhưng không có hợp đồng, không có biên bản nghiệm thu.

Khi sổ sách không phản ánh trung thực mà doanh nghiệp không giải trình được, cơ quan thuế có quyền không dùng con số của bạn nữa. Họ dùng phương pháp của họ.

Giống như nộp bài kiểm tra mà tẩy xóa khắp nơi. Giáo viên không chấm theo đáp án bạn khoanh. Giáo viên chấm theo những gì đọc được.

Vì sao 3: Vì giá của bạn "lạ"

Lý do thứ ba ít người nghĩ tới nhất.

Bạn bán hàng thấp hơn hẳn giá thị trường. Hoặc mua vào cao hơn hẳn. Hoặc mua bán với công ty "người nhà" theo một mức giá mà người ngoài không ai trả.

Có thể bạn có lý do rất chính đáng: xả hàng tồn, giữ khách lớn, hỗ trợ công ty anh em lúc khó khăn. Nhưng nếu lý do đó không có trên giấy, cơ quan thuế có thể điều chỉnh giá theo giá thị trường, và tính thuế trên con số đã điều chỉnh.

Bạn biết mình bán rẻ vì đâu. Hệ thống thì chỉ biết là bạn bán rẻ.

Cái giá thật của ấn định

Nhiều người nghĩ ấn định thì cùng lắm là nộp đúng số thuế còn thiếu. Ước gì chỉ có vậy.

• Số bị ấn định thường không có lợi cho bạn. Khi không có số liệu đáng tin, phương pháp ước tính hiếm khi nghiêng về phía doanh nghiệp.
• Tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày chạy từ ngày lẽ ra bạn phải nộp, không phải từ ngày có quyết định.
• Có thể kèm tiền phạt, tùy hành vi bị xác định.
• Và một vết trên hồ sơ. Doanh nghiệp từng bị ấn định thường được đánh giá rủi ro cao hơn ở những lần sau.

Tôi hay nói với khách: ấn định không phải là cơ quan thuế muốn thu thật nhiều. Họ muốn khép hồ sơ. Ấn định là cách nhanh nhất để khép hồ sơ, khi bạn không đưa ra cách nào khác.

Bị ấn định rồi thì làm gì?

Đây là phần tin tốt. Ấn định chưa phải là bản án cuối cùng.

Một: đọc kỹ căn cứ

Quyết định ấn định ghi rõ ấn định khoản nào, vì sao, theo phương pháp gì. Đọc từng dòng. Rất nhiều trường hợp, chỉ một hai khoản là có vấn đề thật, phần còn lại là do thiếu hồ sơ.

Hai: dựng lại số liệu bằng chứng cứ

Với từng khoản bị ấn định, gom đủ hồ sơ chứng minh: hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận, bảng phân tích giá. Bạn không cần thắng tranh luận. Bạn cần đưa ra một con số đáng tin hơn con số ước tính.

Ba: khiếu nại nếu có căn cứ

Nếu không đồng ý, bạn có quyền khiếu nại. Thời hiệu khiếu nại theo Luật Khiếu nại là 90 ngày kể từ khi nhận được quyết định. Lưu ý: khiếu nại không tự động dừng nghĩa vụ nộp tiền, nên hãy tính đến dòng tiền trong lúc chờ.

Bốn: đừng để lần sau

Một lần ấn định thường là triệu chứng của một quy trình yếu: không ai theo dõi thông báo, hồ sơ không lưu theo giao dịch, giá bán không có chính sách bằng văn bản. Sửa quy trình, không chỉ sửa con số.

Đó là việc của gói Bảo vệ số liệu khi quyết toán của Kaizen: chúng tôi dựng lại số liệu, chuẩn bị hồ sơ giải trình và đại diện làm việc với cơ quan thuế, để con số được dùng là con số của bạn.

Câu hỏi thật sự

Không phải "làm sao để không bao giờ bị hỏi". Bạn sẽ bị hỏi. Ai làm kinh doanh đủ lâu cũng sẽ bị hỏi.

Câu hỏi đúng là: khi bị hỏi, bạn có con số của riêng mình để đưa ra không?

Có, bạn là người kể câu chuyện. Không, người khác sẽ kể giùm bạn. Và họ không kể theo hướng có lợi cho bạn.

Việc bạn làm được ngay hôm nay

Mở hộp thư nhận thông báo thuế của công ty. Lọc tất cả thông báo trong 12 tháng qua. Với mỗi thông báo, hỏi một câu: "Mình đã trả lời đầy đủ chưa, và có bằng chứng không?"

Có cái nào bạn không chắc? Một buổi rà soát cùng Kaizen hôm nay giúp bạn trả lời trước, thay vì để cơ quan thuế tính giùm.