Thuế TNCN cho chuyên gia nước ngoài tại Việt Nam - cư trú, không cư trú, hiệp định tránh đánh thuế hai lần và BHXH bắt buộc

Một chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc 8 tháng có thể chịu thuế suất cố định 20% hoặc biểu lũy tiến tới 35%, tùy cách xác định cư trú. Sai ở bước đầu tiên này kéo theo sai cả khấu trừ hàng tháng, quyết toán năm và nghĩa vụ ở nước nhà. Năm 2026 còn là năm chuyển đổi: Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2026, nhưng các quy định về tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026 (khoản 2 Điều 29), cùng với văn bản hướng dẫn là Nghị định 253/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 65/2013/NĐ-CP.

Cư trú hay không cư trú: hai phép thử

Theo khoản 2 Điều 2 Luật Thuế TNCN và Điều 4 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cá nhân là cá nhân cư trú nếu đáp ứng một trong hai điều kiện:

• Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt. Ngày đến và ngày đi đều được tính là một ngày; nhập cảnh và xuất cảnh trong cùng một ngày được tính chung là một ngày, căn cứ dấu xuất nhập cảnh trên hộ chiếu.
• Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam: với người nước ngoài là nơi ở ghi trong Thẻ thường trú hoặc nơi tạm trú khai khi đề nghị cấp Thẻ tạm trú; hoặc có nhà thuê để ở với tổng thời hạn các hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế - kể cả ở khách sạn, nhà khách hay nhà do công ty thuê.

Trường hợp có nơi ở thường xuyên nhưng thực tế có mặt dưới 183 ngày, cá nhân vẫn là cá nhân cư trú tại Việt Nam nếu không chứng minh được là đối tượng cư trú của nước khác. Bằng chứng là Giấy chứng nhận cư trú do cơ quan thuế nước ngoài cấp (khoản 3 Điều 4 Nghị định 253/2026/NĐ-CP).

Cách tính thuế: hai chế độ rất khác nhau

Cá nhân cư trú chịu thuế trên thu nhập toàn cầu theo biểu lũy tiến 5 bậc tại Điều 9 Luật Thuế TNCN, sau khi trừ bảo hiểm bắt buộc và giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc (Điều 10). Người nước ngoài cư trú được giảm trừ cho bản thân từ tháng 1, hoặc từ tháng đến Việt Nam nếu là năm đầu tiên, đến tháng kết thúc hợp đồng và rời Việt Nam.

Cá nhân không cư trú chịu thuế 20% trên tổng tiền lương, tiền công nhận được do làm việc tại Việt Nam, không phân biệt nơi trả, và không được giảm trừ gia cảnh (Điều 21). Khi người không cư trú làm việc đồng thời ở Việt Nam và nước ngoài mà không tách được thu nhập, Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định công thức phân bổ thu nhập toàn cầu theo số ngày làm việc hoặc số ngày có mặt tại Việt Nam. Ở khâu khấu trừ hàng tháng, doanh nghiệp căn cứ thời gian làm việc ghi trên hợp đồng hoặc văn bản cử sang: từ 183 ngày trở lên thì áp dụng biểu lũy tiến, dưới 183 ngày thì áp dụng thuế suất 20%.

Phúc lợi cho chuyên gia: khoản nào chịu thuế, khoản nào không

• Tiền thuê nhà do công ty trả thay: tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực trả nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế chưa bao gồm tiền nhà (điểm h khoản 2 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP).
• Vé máy bay về phép mỗi năm một lần do công ty trả cho người lao động nước ngoài: không tính vào thu nhập chịu thuế.
• Học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam từ mầm non đến trung học phổ thông do công ty trả: không tính vào thu nhập chịu thuế.
• Trợ cấp chuyển vùng một lần cho người nước ngoài đến cư trú tại Việt Nam, theo mức ghi trong quyết định cử hoặc quy chế: không tính vào thu nhập chịu thuế.
• Hợp đồng lương net: thuế công ty trả thay phải được quy đổi thành thu nhập trước thuế để tính.

Hiệp định tránh đánh thuế hai lần

Việt Nam đã ký hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore và nhiều nước khác. Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (Điều 29) đặt nguyên tắc tuân thủ điều ước quốc tế về thuế mà Việt Nam là thành viên. Với cá nhân cư trú, khoản thuế TNCN đã nộp ở nước ngoài được trừ vào số thuế phải nộp tại Việt Nam theo quy định của hiệp định (khoản 3 Điều 6 Nghị định 253/2026/NĐ-CP). Với chuyên gia ngắn hạn, điều khoản về thu nhập từ lao động phụ thuộc trong hiệp định thường cho phép miễn thuế tại Việt Nam nếu đồng thời: có mặt không quá 183 ngày theo cách tính của từng hiệp định, thu nhập do chủ lao động không phải đối tượng cư trú Việt Nam trả, và không do cơ sở thường trú tại Việt Nam chịu. Nếu chi phí lương được tính lại cho công ty Việt Nam, điều kiện thứ ba thường không còn thỏa mãn.

BHXH bắt buộc cho người lao động nước ngoài

Theo khoản 2 Điều 2 Luật BHXH số 41/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2025, hướng dẫn bởi Nghị định 158/2025/NĐ-CP), người nước ngoài có hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam phải tham gia BHXH bắt buộc, trừ ba trường hợp: di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo pháp luật về lao động nước ngoài; đã đủ tuổi nghỉ hưu khi giao kết hợp đồng; hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác. Người lao động nước ngoài không thuộc diện đóng bảo hiểm thất nghiệp theo Luật Việc làm số 74/2025/QH15.

Tỷ lệ BHXH theo Điều 33, 34 Luật BHXH 2024; BHYT 4,5% theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP. Phần bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng được trừ khi tính thuế TNCN.

Kaizen có thể giúp gì?

Kaizen xác định tình trạng cư trú, lập phương án áp dụng hiệp định, tính lương gross-up và đăng ký BHXH cho chuyên gia nước ngoài ngay từ khi họ đến Việt Nam. Hãy bắt đầu bằng buổi kiểm tra sức khỏe thuế miễn phí để rà soát chính sách lương và phúc lợi cho người nước ngoài của doanh nghiệp bạn.