Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026 - những điểm mới theo luật mới

Kỳ quyết toán thuế TNDN năm 2025 là lần đầu doanh nghiệp áp dụng Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/10/2025, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025) và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/12/2025). Khi năm tài chính 2026 sắp khép lại, đây là lúc rà soát cách ghi nhận chi phí trước khi quá muộn.

Ba điều kiện nền tảng và ngưỡng 5 triệu đồng

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, ngoài các khoản thuộc danh sách không được trừ, một khoản chi được trừ khi đáp ứng đồng thời ba điều kiện: (a) thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; (b) có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định; (c) có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 05 triệu đồng trở lên. Trước đây, ngưỡng này là 20 triệu đồng. Một số chi tiết cần lưu ý:

• Mua của cùng một người bán nhiều lần trong một ngày, tổng giá trị từ 5 triệu đồng thì cũng phải có chứng từ không dùng tiền mặt (tiết c1).
• Người lao động được ủy quyền mua hộ và thanh toán bằng phương tiện không dùng tiền mặt của cá nhân vẫn được chấp nhận nếu có hóa đơn và quy chế nội bộ cho phép, sau đó doanh nghiệp hoàn trả cho người lao động (tiết c2). Quy định tương tự áp dụng cho chi phí công tác (điểm h khoản 8 Điều 10).
• Mua trả chậm từ 5 triệu đồng được ghi nhận chi phí trước, nhưng nếu khi thanh toán lại dùng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm chi phí vào kỳ thanh toán, kể cả khi kỳ đó đã có quyết định thanh tra, kiểm tra (tiết c3).

Những khoản chi được quy định rõ và có lợi hơn

• Nghiên cứu và phát triển: chi phí cho hoạt động nghiên cứu và phát triển được tính vào chi phí được trừ tối đa 200% chi phí thực tế, với điều kiện sau khi áp dụng mức chi bổ sung doanh nghiệp không bị lỗ (tiết a1, a2 điểm a khoản 1 Điều 9).
• Chi phí chưa tương ứng với doanh thu trong kỳ được liệt kê cụ thể: dự thầu không trúng thầu, nghiên cứu sản phẩm mới không thành công, chi phí thành lập, marketing trước khi bán hàng, hủy hàng tồn kho hư hỏng, hết hạn (điểm i khoản 2 Điều 9).
• Chi phí giảm phát thải khí nhà kính, hướng tới trung hòa các-bon và net zero, gắn với hoạt động sản xuất kinh doanh (điểm l khoản 2 Điều 9).
• Tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa, thiên tai và cho khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số (điểm đ khoản 2 Điều 9).
• Đào tạo nghề cho người lao động, nếu được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước hoặc quy chế tài chính (điểm c khoản 2 Điều 9).

Các ngưỡng khống chế cần nhớ

Những khoản vẫn bị loại - và các bẫy thường gặp

• Tiền phạt vi phạm hành chính, bao gồm cả tiền chậm nộp thuế (khoản 2 Điều 10).
• Tiền lương, thưởng không ghi rõ điều kiện và mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước, quy chế; tiền lương hết hạn nộp hồ sơ quyết toán vẫn chưa chi (điểm a, b, c khoản 8 Điều 10).
• Tiền lương của chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ, thù lao cho thành viên hội đồng không trực tiếp điều hành (điểm d khoản 8 Điều 10).
• Thẻ hội viên và chi phí chơi golf (điểm l khoản 8 Điều 10).
• Thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ, thuế TNDN, thuế TNCN (trừ trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng trả lương net cho người lao động) (khoản 12 Điều 10).
• Lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối kỳ tiền mặt, tiền gửi, nợ phải thu có gốc ngoại tệ; riêng lỗ do đánh giá lại nợ phải trả có gốc ngoại tệ không bị loại (khoản 16 Điều 10) - điểm quan trọng với doanh nghiệp FDI có khoản vay ngoại tệ.

Checklist trước quyết toán 2026

1. Lọc toàn bộ khoản chi từ 5 triệu đồng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, xử lý ngay trong năm.
2. Cập nhật hợp đồng lao động, thỏa ước, quy chế tài chính để ghi rõ điều kiện và mức hưởng của lương, thưởng, phúc lợi, đào tạo, bảo hiểm.
3. Đối chiếu số đã đóng bảo hiểm bắt buộc trước khi ghi nhận chi phí hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ.
4. Lập hồ sơ chứng minh chi phí nghiên cứu và phát triển nếu muốn áp dụng mức chi bổ sung.
5. Lập bảng theo dõi chi phí không được trừ theo từng khoản tại Điều 10.
6. Doanh nghiệp có giao dịch liên kết: rà soát lãi vay và hồ sơ giá giao dịch liên kết theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP.

Kaizen có thể giúp gì?

Tối ưu chi phí hợp pháp bắt đầu từ việc thiết kế đúng hồ sơ ngay từ đầu năm. Đội ngũ Kaizen với hơn 17 năm kinh nghiệm Big4 giúp doanh nghiệp rà soát chính sách lương, phúc lợi, quy chế tài chính và luồng thanh toán theo luật mới. Đăng ký buổi kiểm tra sức khỏe thuế miễn phí để biết khoản chi nào đang có nguy cơ bị loại trước kỳ quyết toán 2026.